La mayoría de las empresas o bien ofrecen una solución a los problemas o bien satisfacen las necesidades de su público objetivo. Pero no lo hacen por amor al arte, sino a cambio de una remuneración. Como parte de las operaciones generales de una empresa, el área de deudas activas (cobros pendientes) es, por tanto, de vital importancia para que una empresa tenga un éxito duradero.
Por desgracia, no todos los clientes pagan las facturas a tiempo. Algunos se demoran durante semanas, meses o incluso años, lo cual deja a la empresa que entregó los productos o servicios abandonada a su suerte hasta que el cliente decide pagar (si es que lo hace).
No obstante, en lugar de esperar de forma pasiva a que eso suceda, a continuación hay algunos consejos para mejorar el estado de las deudas activas en tu empresa y cobrar:
Ordena el proceso
Una de las barreras más comunes a las que se enfrentan las empresas es la falta de un procedimiento estándar que les permita facturar y facilitar el pago a los clientes. Como ya hemos comentado anteriormente, es imprescindible realizar una «evaluación integral de los clientes morosos y actuar para que se efectúen los pagos adecuados» en el menor tiempo posible.
Otro paso clave consiste en rediseñar el sistema de deudas activas de tal forma que los clientes reciban la factura en el momento en el que reciben un producto o servicio, en lugar de facturarlos en un día determinado del mes.
Contrata los servicios de empleados especializados
Es fundamental que los empleados encargados de cobrar las facturas realicen la tarea de forma correcta. Además de, por supuesto, querer cobrar los pagos pendientes, «también quieres conservar la buena voluntad de los clientes», señala SF Magazine. Tu equipo debe comprender que las «empresas que te deben dinero pueden estar atravesando una mala racha en ese momento, pero podrían ser unos clientes futuros fantásticos». La ejecución de los cobros pendientes siempre debe hacerse con respeto.
Elabora un plan de pagos a disposición de los clientes
Uno de los problemas relacionados con las deudas activas es que algunas empresas simplemente no pueden pagar la totalidad de lo que se debe en un momento dado. Por ello, considera la posibilidad de elaborar un plan de pagos que resulte útil para todos los implicados. Una opción consiste en distribuir los pagos a lo largo de un periodo de tiempo acordado (por ejemplo, de 12 a 14 meses), lo que puede facilitar el pago a un cliente que está teniendo problemas económicos. También puede dar un «impulso» favorable a tu flujo de caja.
Rediseña la factura de la empresa
En ocasiones, el problema está relacionado con una interpretación errónea de las facturas de tu empresa. Si los detalles son vagos o el lenguaje confuso, es fácil que el cliente se retrase en el pago. Por otro lado, según PNC Financial Services Group, cuando te aseguras de que la factura «contiene la información esencial que necesita el cliente y el formato utilizado es fácil de procesar», es probable que veas mejores resultados. El objetivo es poner toda la información relevante (y nada más) en tu factura, «de modo que el departamento de contabilidad del cliente no tenga que andar buscando los datos, lo que podrían demorar el pago».
Presta atención al tono de tus comunicaciones
Los mensajes desagradables u hostiles en torno a los pagos pendientes rara vez logran el resultado deseado. Tu contacto inicial con un cliente moroso debería adoptar la forma de un «recordatorio amistoso» con la voluntad de escuchar lo que el cliente tiene que decir. Después de eso, tal y como señala The Balance Small Business, puedes ir «con el tiempo aumentando gradualmente la firmeza de tus comunicaciones de seguimiento». Si este esfuerzo inicial no funciona, «el tono podrá ser más directo y tajante (pero nunca ofensivo ni poco profesional)».
Estos son tiempos difíciles para todas las empresas, por lo que adoptar un tono respetuoso y ofrecer alternativas de pago puede ser el mejor enfoque para cobrar las cuentas pendientes.