Para el buen funcionamiento de una empresa, no hay documentos más esenciales que los informes financieros. Estos documentos revelan a los empresarios y a los directores ejecutivos el éxito o fracaso de las actividades empresariales desempeñadas, a la vez que esbozan un panorama bastante fiable de lo que está por venir.
Algunos empresarios creen que su personal financiero está mejor preparado para manejar estos asuntos, por lo que optan por no intervenir. Sin embargo, no es necesariamente la mejor opción para gestionar los recursos financieros de la organización.
Todos los empresarios deberían conocer su situación financiera y dejar de gastar dinero en aquello que no les aportan ningún retorno de la inversión (ROI). Los empresarios tienen que conocer y comprender el balance, el estado del flujo de caja y la cuenta de resultados, y ser capaces de explicarlos a otras personas. Las cifras cuentan una historia y, con frecuencia, esa historia revela modos de ahorrar dinero o incrementar el ROI del dinero gastado.
A continuación, se describen los tres informes financieros clave y por qué son tan importantes:
Cuenta de resultados (o de pérdidas y ganancias)
Las cuentas de resultados deben generarse y revisarse todos los meses. El objetivo es controlar cuidadosamente los ingresos y los gastos.
La cuenta de resultados analiza el beneficio de explotación y el general.
El beneficio de explotación registra el obtenido en las actividades operativas normales de la empresa, que por lo general procederá de las ventas menos el coste de los bienes, servicios y salarios. En el caso de las empresas con deudas, un beneficio de explotación alto indica que la empresa, con el tiempo, será capaz de liberarse de su deuda. Un beneficio de explotación que varía de forma continua «puede ser motivo de preocupación».
El beneficio en sí incluye los ingresos no operativos, como los ingresos por intereses y los beneficios de las inversiones o de los alquileres.
Flujo de caja
El crecimiento de las ventas, el beneficio bruto y el beneficio de explotación son esenciales para todas las empresas, pero la cuestión principal que necesitan saber los empresarios es si se está generando un flujo de caja positivo.
Si el pronóstico no es favorable, estarás a tiempo de adoptar medidas en cuanto a los gastos, el capital de trabajo o los presupuestos de desembolso de capital.
Un estado de flujo de caja suele consistir en un registro de:
- El efectivo generado por las actividades diarias de la empresa y los gastos correspondientes a salarios, pagos de intereses y gastos operativos.
- Fondos recaudados o invertidos en actividades sujetas a inversiones.
- Efectivo generado a través de la deuda y amortizaciones de la misma.
Los empresarios, optimistas por naturaleza en su mayoría, tienden a sobrestimar la cantidad de capital que puede generar su negocio, lo que distorsiona sus estrategias presupuestarias. Por eso es esencial predecir el flujo de caja con precisión según las distintas épocas del año, para que no se produzcan sorpresas desagradables en el futuro.
Balance para los informes financieros
El balance es la pieza clave de los estados financieros de una empresa, ya que proporciona un panorama preciso de su situación financiera en un momento determinado.
En el balance se incluyen:
- Los activos de una empresa, incluidos el efectivo, los cobros pendientes, el inventario, la propiedad intelectual, etc.
- El pasivo de una empresa, que incluye las deudas (con un banco, un proveedor, etc.) y, si procede, el pasivo por impuesto diferido (es decir, los impuestos que se deben, pero que aún no se han pagado).
- Los fondos propios de una empresa que sustentan su crecimiento, como la inversión del empresario, el efectivo adquirido por la venta de acciones de la empresa o las reservas financieras acumuladas gracias a inversores externos.
Cuando un director ejecutivo o un empresario contrastan los balances mensuales y anuales, pueden identificar las tendencias que conducen a una planificación financiera más precisa.