La productividad es el zumbido constante que hace que una empresa prospere a buen ritmo. Un liderazgo eficaz que se expanda por toda la organización, mejora la productividad y la racionalización de los procesos en la empresa, y a su vez, esto se traduce en una reducción de los costes operativos, un aumento de los ingresos y una mayor competitividad en el mercado.
Por ello, los empresarios inteligentes deben hacer de la productividad una prioridad, tanto a nivel personal como en las empresas que dirigen. Conocer los aspectos y hábitos relacionados con la escasa productividad es clave para desarrollar flujos de trabajo más inteligentes y eficientes y mejores prácticas para ti y tu empresa.
A continuación, te contamos los tres principales impedimentos en las empresas de hoy en día:
1. Comunicación inadecuada.
La falta de claridad es un ladrón de eficiencia. También es un factor clave del bajo rendimiento, de la incapacidad para identificar y alcanzar objetivos y, en última instancia, del mayor de los problemas empresariales: la pérdida de ingresos.
Cuando los canales de comunicación no existen o están rotos entre la dirección, la gerencia y los empleados, todo el sistema carece de una dirección clara sobre las mejores prácticas, los siguientes pasos, las nuevas iniciativas y otras eficiencias preferidas. Desde el punto de vista de los recursos humanos, esa falta de claridad suele provocar incertidumbre, malentendidos, estrés, baja moral y una cultura empresarial insatisfactoria.
¿Qué puedes hacer al respecto?
La ambigüedad es el enemigo de una empresa de éxito. Por ello, como empresario, debes:
- Declarar y reforzar constantemente tu visión, objetivos y expectativas.
- Plantearte una política de puertas abiertas para las reuniones individuales.
- Publica un boletín mensual que incluya las mejores prácticas, los objetivos de la empresa y los KPIS, para que los empleados se sientan responsables y comprendan la importancia de sus contribuciones.
- Elogia el rendimiento a menudo y en voz alta.
- Crea grupos de reflexión sobre productividad con tu equipo directivo y los trabajadores de mayor rendimiento.
2. Multitarea
Uno de los mayores obstáculos para la productividad empresarial es intentar hacer demasiadas cosas a la vez. Un estudio de la Universidad de Stanford afirma que la multitarea disminuye la productividad hasta un 40%. Ahora reparte esa cifra entre toda tu empresa para apreciar realmente lo perjudicial que puede ser la multitarea para tu cuenta de resultados.
Intentar realizar varias tareas al mismo tiempo suele ser el procedimiento habitual para los empresarios acostumbrados a desempeñar varias funciones en sus empresas. Sin embargo, las investigaciones demuestran que esos empresarios multitarea no rinden al nivel que creen. Ir saltando de una tarea a otra puede parecer un uso económico y eficiente del tiempo, pero en realidad aumenta la probabilidad de cometer errores, obstaculiza la creatividad y la innovación y, en última instancia, aplasta la productividad general.
¿Qué puedes hacer al respecto?
Adopta el concepto de monotarea, en el que diriges toda tu atención a una sola actividad. Esto puede ser más difícil de lo que parece, sobre todo para los empresarios. Pero al concentrarte exclusivamente en una sola actividad, aumentas la concentración y la retención, reduces los errores, mejoras la calidad del trabajo y, en definitiva, aumentas la productividad. Explica y refuerza la importancia de la monotarea con tus equipos directivos y empleados.
3. Aplicación deficiente de las políticas.
Aunque la mayoría de las empresas cuentan con políticas de trabajo y de rendimiento, normalmente no suelen implicarse para hacerlas cumplir. Los códigos de conducta relacionados con la asistencia, la vestimenta y otras dinámicas entre oficinas suelen pasarse por alto hasta que se convierten en parte de un problema mayor. Por eso, la coherencia importa: Al no aplicar las normas de trabajo y gobernanza de forma uniforme y coherente, la productividad suele resentirse.
Algunos de los ejemplos más obvios son las horas de inicio, las pausas prolongadas para comer y el adelanto de la hora de salida. ¿Tan importantes son un par de minutos?
Desglosémoslo. Supongamos que tienes una plantilla de 20 empleados, cada uno de los cuales gana 25 euros por hora. Ahora imagina que cada empleado aprovecha cinco minutos más de su pausa para comer y sale cinco minutos antes cada día. Eso suma un total de dos horas completas de tiempo perdido en general cada día laborable. Anualmente, esos pocos minutos suman 13.000 euros en pérdidas monetarias cada año. Y eso ni siquiera incluye el impacto negativo real en la productividad, que puede ser exponencialmente más caro.
Más allá de estos costes fácilmente calculables, la aplicación deficiente o incoherente de las políticas puede tener un enorme impacto negativo en la productividad, debido al descontento de los empleados por la aplicación desigual de las normas. Los empleados descontentos tienden a ser menos productivos.
¿Qué puedes hacer al respecto?
Crea un manual del empleado que describa las políticas, los procedimientos y las expectativas. Conviértelo en un punto central de tu proceso de incorporación de empleados. A continuación, cíñete a las normas y aplícalas de forma coherente y uniforme.
Aunque no existe una fórmula absoluta para la productividad, abordar los obstáculos más comunes a la eficiencia en tu empresa seguro que repercutirá positivamente en toda tu organización.
La tecnología puede ser tu mejor aliada para alcanzar la productividad. ¿Quieres saber cómo? Te lo contamos en este post.